Cómo delegar correctamente; 13 consejos

Posted on 14/09/2012

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Quien ha incurcionado en una actividad emprendedora reconoce que una de las mas importante decisiones, en cuanto a la contratación de personal, es la de delegar funciones.

Sabemos que no es una decisión sencilla, incluso hay personas que no son capaces de hacerlo por distintos motivos y esto les lleva a una sobrecarga de trabajo, y a veces a la incapacidad de cumplir con sus objetivos, además del estrés que esto supone.

En el lado opuesto, las personas que delegan mucho o delegan mal, realizan un ejercicio de irresponsabilidad en el que terminan asignando tareas a personas que son incapaces de llevarlas a cabo; bien por falta de tiempo o bien por falta de experiencia. Por eso, la clave está, como casi siempre, en un punto intermedio.

A continuación te dejamos un catálogo de 13 pasos para que tomes a consideración a la hora de delegar funciones al interior de tu empresa.

1.  Delega responsabilidad, no trabajo. Muchos emprendedores confunden delegar responsabilidades con quitarse trabajo de encima y dárselo a otros. Cuando le asignes un proyecto a alguien, permítele la libertad de ejercitar su iniciativa. Deja que él o ella desarrolle la metodología de cómo alcanzar la meta. Hay algunas excepciones a este respecto, por ejemplo, si trabajas en una industria que requiere de un estricto control sobre ciertos procesos y procedimientos, que deben ser respetados, entonces el “cómo” será importante.

2. Selecciona a la persona adecuada para el trabajo. Para elegir al indicado hay dos razones: el individuo es el mejor calificado y puede lograr los mejores resultados. O el individuo será el más beneficiado aprendiendo de esta experiencia al tomar el trabajo; el proyecto contribuirá a su experiencia y desarrollo, lo cual aprovechará la empresa más adelante.

3. Dale información suficiente. Presenta una perspectiva global de lo que pretendes, para que la persona a quien vas a delegar el trabajo, pueda visualizar como es que el trabajo encaja dentro de toda la operación. No atesores información para ti.

4. Que el resto de subalternos conozca que has delegado a otro responsabilidad.  Cuando delegas asegúrate de que otros sepan que tú has dado la responsabilidad y autoridad a ese individuo, y de que estan en libertad de trabajar y conseguir los resultados. Un director de cierta compañía, lleva a sus juntas pequeñas tarjetas de futbol plastificadas en las que escribe el nombre del proyecto que va a delegar y le entrega “la bola” al que será el responsable diciéndole: “Tú eres el responsable de este proyecto, no lo dejes caer” Una forma dramática de hacerle saber a esa persona y a todos los presentes en la junta que a él/ella se le ha dado esta responsabilidad, autoridad y posesión del proyecto.

5. Delega a través del dialogo. No hables tu todo el tiempo, y no lo hagas en el pasillo. Delega en un ambiente que te permita hacer una explicación completa del proyecto. Minimiza las interrupciones y permite tiempo de sobra para el dialogo. Involucra a la persona en la discusión y fomenta sus comentarios y sugerencias. En lugar de preguntar: ¿Entiendes lo que quiero decir?, pregunta cosas como, “¿tienes algunas ideas sobre cómo vas a proceder? Con esto obtendrás más información de si lo que pediste fue comprendido.

6. Establece tiempos límite específicos para el alcance de metas. No dejes las fechas en las que debe ser completado el trabajo inciertas o sin límite. No digas, ¿puedes darme esto lo más pronto posible? O, por favor haz esto cuando te sea posible” Sé específico acerca del momento en el que quieres que el trabajo sea completado. “Confío en que te harás totalmente responsable de que esto se haga. Si tienes cualquier problema o necesitas ayuda, sabes como encontrarme. ¿Ves algún problema en terminar esto para el 31 de mayo?

7. Mantén un seguimiento. Si no revisas el progreso del proyecto, entonces no habrás delegado el trabajo sino que lo habrás botado. Lleva una bitácora que te ayude a revisar cada trabajo que hayas delegado. Pídele al responsable que reporte el progreso de la tarea en las fechas que ambos negociaron.

8. Ofrece retroalimentación positiva y constructiva. No te enfoques en lo que está mal, sino más bien en lo que se puede hacer para lograrlo mejor. “Parece que hay un problema aquí. ¿Qué es lo que necesitas hacer para encaminarte de nuevo?

9. Provee los recursos necesarios. Aclara si el trabajo involucra a más personas o recursos que se necesiten para completar el trabajo. “Habla con Pedro del departamento de contabilidad. Susana en compras te puede conseguir las formas que necesites”.

10. Ofrece guía y consejo sin interferir. Señala los obstáculos con que se pueden encontrar. “Jaime en compras nunca revisa sus correos electrónicos, así que es mejor llamarlo por teléfono para cualquier urgencia. Es posible que necesites empujar a Ricardo en mercadotecnia para mantener el proyecto en camino”

11. No permitas que te “deleguen” de regreso la gestión encargada. Si un subalterno te trae un problema, puedes escuchar sin asumir responsabilidad para resolverlo. La persona puede detenerte en el pasillo para preguntarte qué es lo que piensas. De regreso consúltale ¿Qué piensas tú? O si la persona te pide que si es posible postergar la fecha límite una semana más. Nuevamente regrésala diciendo ¿Es posible? ¿Nos ayudará eso a alcanzar nuestra meta? O puedes hacer preguntas como: ¿Qué recomendaciones tienes para manejar la situación? ¿Cuáles son las alternativas? ¿Cuál acción debemos tomar? En otras palabras, no lo rescates. En tu dialogo, mantén el enfoque en esta persona y no permitas que te regresen la responsabilidad.

12. Provee respaldo y apoyo cuando sea necesario. Hay una diferencia entre apoyar y rescatar. Si algo no va bien, procura ayudar discretamente, como hacer una llamada telefónica a alguien involucrado que no está cooperando. Déjales saber que no tienen que luchar sus batallas solos.

13. Dale todo el crédito y reconocimiento a la persona que complete el trabajo. No te quedes tú con el crédito. Y si el responsable no logró el cometido asume tú la responsabilidad. Si la persona no ha desarrollado completamente sus habilidades como para completar el trabajo, tú como ejecutivo a cargo puedes asumir la responsabilidad de ello. Aprende de la experiencia para que puedas delegar más eficazmente la próxima vez.

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